Zásady zpracovávání a ochrany osobních údajů OPTUS Reality

Realitní kancelář OPTUS Reality reprezentovaná Ing. Andreou Kublovou, se sídlem Za Mlýnem 1596/3, Praha 4 – Braník, PSČ 147 00, IČO: 61043605 (dále „realitní kancelář“) zpracovává v souvislosti se svým podnikáním v oblasti realitních služeb osobní údaje v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, obecné nařízení o ochraně osobních údajů, a dalšími platnými právními předpisy. Realitní kancelář OPTUS Reality je současně správcem údajů.

Osobními údaji rozumíme veškeré informace, které naše zákazníky a zájemce o naše služby (dále jen „klient“) identifikují nebo na jejichž základě je lze identifikovat.

Zpracováním osobních údajů budeme rozumět jakoukoli operaci nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů klienta, jako je shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení.

Při zpracovávání osobních údajů klienta dbáme za všech okolností následujících základních pravidel:

Osobní údaje zpracováváme vůči Vám korektně a zákonným a transparentním způsobem.
Osobní údaje shromažďujeme výhradně pro určité, výslovně vyjádřené a legitimní účely a tyto osobní údaje nezpracováváme dále způsobem, který je s těmito účely neslučitelný.
Osobní údaje zpracováváme pouze v přiměřeném, relevantním a omezeném rozsahu, a to ve vztahu k účelu, pro který osobní údaje zpracováváme.
Dbáme na to, aby osobní údaje, které zpracováváme, byly přesné a v případě potřeby aktualizované. Přijímáme veškerá rozumná opatření, aby osobní údaje, které jsou nepřesné, byly – s přihlédnutím k účelům, pro které je zpracováváme – bezodkladně vymazány nebo opraveny.
Osobní údaje ukládáme ve formě umožňující identifikaci klienta po dobu ne delší, než je nezbytné pro účely, pro které osobní údaje zpracováváme.
Zabezpečujeme ochranu osobních údajů, které zpracováváme.
Osobní údaje zpracováváme způsobem, který zajistí jejich náležité zabezpečení, včetně ochrany pomocí technických a organizačních opatření před neoprávněným či protiprávním zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením.
Všechny osobní údaje uchováváme v České republice a nepředáváme je do zemí mimo Evropskou unii.

Zdrojem osobních údajů pro nás jsou:

naše smluvní vztahy ke klientovi;
oslovením ze strany klienta (prostřednictvím online formulářů, realitních portálů nebo sociálních sítí, telefonicky apod.);
prostřednictvím doporučení našich klientů (zpravidla se jedná o případy, kdy máte zájem o zprostředkování pronájmu či prodeje/koupě nemovitosti a obrátíte se přímo na našeho zákazníka, který Vás odkáže na nás jako zprostředkovatele);
při vybraných příležitostech z veřejně dostupných zdrojů (např. katastr nemovitostí).
Naše realitní kancelář shromažďuje a získává osobní údaje klientů prostřednictvím svých internetových stránek, formulářů, aplikací, elektronického a telefonního kontaktu, osobního setkání či od jiných osob, např. od spolupracujících realitních kanceláří.

Osobní údaje zpracováváme v podstatě pouze ke dvěma účelům:

1) Ke správě smluv a smluvních vztahů

Zpracováváme osobní údaje, které jsou obsaženy ve smlouvách uzavřených s naší realitní kanceláří nebo naším prostřednictvím, nebo osobní údaje, které vyplynou z průběhu plnění těchto smluv. Jedná se zejména o kontaktní a identifikační údaje, údaje o předmětu smlouvy a údaje o průběhu smluvního vztahu včetně obchodní komunikace. Osobní údaje zpracováváme proto, abychom mohli dostát závazkům ze smluv a abychom mohli vykonávat práva z těchto smluv a plnit právní povinnosti s tím související. Osobní údaje můžeme zpracovávat i před uzavřením smlouvy, a to proto, aby smlouva byla řádně uzavřena.

Jak dlouho osobní údaje zpracováváme? Osobní údaje zpracováváme (uchováváme) po takovou dobu, po kterou mohou být po právní stránce podstatné pro realizaci předmětného smluvního vztahu, tzn. do uplynutí aplikovatelných promlčecích, prekluzivních, reklamačních, uschovacích a jiných obdobných lhůt stanovených právními předpisy nebo ujednáními smluvních stran, a to do uplynutí poslední z těchto lhůt; v konkrétním případě závisí lhůta na posouzení předmětného smluvního vztahu; zpravidla však není delší než 10 let od realizace (skončení) smluvního vztahu. V případě připravovaných, ale nerealizovaných smluvních vztahů jsou Údaje zpracovávány do uplynutí příslušných promlčecích lhůt vztahujících se na předsmluvní odpovědnost.

2) K marketingovým a obchodním účelům

Naše realitní kancelář zpracovává osobní údaje za účelem kontaktování klientů s nabídkou nebo jinými obchodními sděleními jen tehdy, existuje-li rozumný předpoklad, že mají o naši nabídku zájem, tzn., že jsme s klientem již byli v obchodním kontaktu (ve smyslu realizace obchodu) nebo klient dal souhlas využít svoji emailovou adresu k zasílání obchodních sdělení.

Právním základem zpracovávání osobních údajů jsou naše oprávněné zájmy na využití údajů k marketingovým a obchodním účelům v zájmu udržování a rozvoje obchodních kontaktů a obchodní činnosti vůbec.
Jaké osobní údaje z tohoto důvodu zpracováváme? Jedná se o následující typy osobních údajů:

identifikační a kontaktní osobní údaje (jméno a příjmení, fyzická adresa, emailová adresa,
telefonní spojení apod.);
osobní charakteristika klienta ve vztahu k naší spolupráci (pohlaví, řeč apod.);
profilové osobní údaje klienta ve vztahu k naší minulé, současné a možné budoucí spolupráci (historie komunikace, historie a průběh obchodních vztahů, včetně požadavku klienta pro účely poskytování zprostředkovatelských služeb, předmět koupě, předmět poptávky apod.).

Jako marketingové a obchodní nebudou nikdy zpracovávány osobní údaje klienta, které vypovídají o rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském vyznání či filozofickém přesvědčení nebo členství v odborech, genetické osobní údaje, biometrické osobní údaje a údaje o zdravotním stavu, sexuálním životě nebo sexuální orientaci.

Jak dlouho osobní údaje zpracováváme? Osobní údaje za účelem kontaktování klienta s naší nabídkou nebo jinými obchodními sděleními zpracováváme (uchováváme) tak dlouho, jak dlouho lze rozumně předpokládat zájem klienta o naši nabídku, nevznesli-li klient dříve námitky proti takovému zpracovávání. Osobní údaje za účelem personalizace jednání zpracováváme po dobu 10 let ode dne posledního obchodního kontaktu s klientem.

Předávání osobních údajů třetím osobám

Osobní údaje můžeme předat subjektům, které pro nás provádějí zpracovávání osobních údajů nebo které nám poskytují služby, jejichž nutnou součástí je zpřístupnění osobních údajů. Jedná se zejména o subjekty, které nám poskytují služby informačních technologií (např. serverhosting nebo webhosting), databázové služby, účetní služby, daňové poradenství nebo právní služby. Spolupráce s těmito subjekty je vždy úzce provozního rázu. Příjemci nezpracovávají osobní údaje samostatně, nýbrž výhradně podle našich pokynů.

Práva klientů ohledně zpracování osobních údajů

1) Klient má právo získat od nás potvrzení, zda jeho osobní údaje zpracováváme či nikoli. V kladném případě máte právo na přístup ke zpracovávaným osobním údajům a na informace o podrobnostech zpracovávání a zdrojích osobních údajů.
2) Klient má právo požádat o opravu, výmaz a omezení zpracovávání osobních údajů.
3) Klient má právo kdykoli vznést námitku proti zpracovávání jeho osobních údajů pro účely přímého marketingu s tím, že osobní údaje nebudou k tomuto účelu dále zpracovávány.

Vznese-li klient námitku proti zpracovávání v případech, kdy osobní údaje zpracováváme na základě našich oprávněných zájmů, nejprve posoudíme, zda na naší straně neexistují závažné oprávněné důvody pro pokračování ve zpracovávání, které převažují nad zájmy klienta nebo právy a svobodami, a budeme jej informovat, zda jeho námitkám vyhovíme nebo že jim vyhovět nemůžeme, a z jakých důvodů.

Svá práva je klient oprávněn uplatnit písemnou formou na adresu naší realitní kanceláře nebo elektronickou formou na info@optus.cz. Požádáte-li nás klient o přijetí určitého opatření, poskytneme mu informace o přijatých opatřeních, a to bez zbytečného odkladu do jednoho měsíce od obdržení žádosti.